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伝わる文章になっているかをチェックする10項目

内藤勲さんのブログ から抜粋、引用させて頂きました(備忘録として)

伝わる文章になっているかをチェックする10項目|田舎でネットライフ

メールでも、SNSのコメントでも、記事でも話がうまく伝わらない事ってあります。
ブログの記事でも、何を言ってるのかが分からないものも。


せっかくのアウトプットも、伝わらなければ、とてももったいないものです。
意思疎通できないと時間がかかるだけでなく、トラブルの元にもなりかねません。

「うまく伝わらない」を防ぐために心がけたいことを、僕なりにまとめてみました。


1. 相手が同じものを見ているとは限らない、ということを意識する

今ネットを見る環境は相手によって様々。自分が見ているものが、相手も同じように見えていると思ったら勘違いです。

僕もサポートで
『ブログがこんな感じで変になりました』と、URLを書いただけの質問を受けたりします。
でも、どこがどんな感じで、どう変なのかが分かりません(笑)

ブラウザ(インターネット閲覧ソフト)によって異なって見える場合もありますし、キャッシュ(古いデータ)を読み込んでいて、そもそもお互い違うものを見ていることだってあります。

PCと携帯、スマホでも1行の文字数は違います。

万人に同じように見せることは無理でも、同じではないと意識することで伝え方も変わってきます。


2. 状況を1から順に全て説明しようとせず、伝えるべきことをシンプルに挙げる

状況を長々と説明しようとして、それがかえって伝わらない原因になることも多々あります。
全部を全部伝えるより、要点を絞って言った方が、相手もわかりやすいです。

くどく書くと、質問なのか、お願いなのか、独り言なのか、分からなくなります(笑) 

時には順番が前後したり、説明が短い方が伝わることもあります。
あったことを全て伝えるのではなく、『何を伝えるのか』 を意識することが大切です。

そのメール、その記事、そのコメントで、何を伝えるのか最初に挙げてみましょう。


3. 伝えたい相手を想定し、その相手がわかる言葉を使う

みんなに伝えようとせず、誰に伝えたいのか絞って、その人が分かるような言葉を使わないと伝わりません。
専門用語が分からない相手ならば、専門用語は使わずに、あえて簡単な言葉に置き換えて書く必要があります。

極端な例を言えば、日本人相手に外国語で書いたら伝わるものも伝わらないわけです。
裏を返すと、伝わらない相手がいてもいいということです。


4. 自分からしたら「1対1」でも、相手は「1対多」であることを認識する

コメントやメールでも、自分からしたら「1対1」ですが、相手は「1対多」です。

対応はもちろん「1対1」を心がけるべきです。
でも、相手は自分だけのものではありませんし、多くと人とやり取りしていると認識しなければいけません。


5. 箇条書きや空白行を使い、文の見え方も意識する

文章の見え方も、大事です。
パッと見た時に、細かい字がギュッと詰まっていると、読む前から「読みにくそう」と思われます。
箇条書きや、空白行を適度に入れて、文全体の見やすさも意識したいです。


6. 「誰が、何をして、どうなのか」 が分かるようにする

自分の頭の中でだけ物事が進み、その一部の断片を書く方がいますが、支離滅裂で伝わりません。
相手は初めて聞く話だと思って、「誰が、何をして、どうなのか」ちゃんとわかるようにしましょう。


7. 相手目線ではあるが、相手中心にしない

相手が読みやすい書き方で、わかりやすく伝えることは大切です。
そういった意味で相手目線の書き方はとても大事です。

でも、自分を見失って、「あの人の気に入ることばかり書こう」とか、「あの人が書いたからいいね!しよう」とか、自分の考えなしに、相手中心になるのは危険です。

自分がいいと思うもの、自分の伝えたいことは、しっかりと持っていたいですね。


8. 話の流れが相手にわかるようにする

「1対1」「1対多」と通じますが、自分の中では話の流れが見えていても、相手はいろんな相手の、いろんな話を聞いています。
例えばメールなんかでも、件名を変えてしまうとスレッド表示がなくなり、前後の話の流れが分からなくなります。

「1対1」のつもりで書いていても、話の流れを書いたり、流れが見えるようにしておかないと、相手は混乱します。


9. 相手に求めない


アウトプットするたびに、「返信してほしい」、「いいね!してほしい」、「コメント返して欲しい」などと反応をうかがうのは、自分本位のクレクレ君です。そういうのって見透かされます。
そして、反応してもらえないと「なんで返信してくれないのよ!」、と相手に非を求めるようになります。

求めるようなアウトプットばかりでは、伝わったとしても嫌がられます。

相手に求めず、喜ばれることをアウトプットしましょう。


10. 感情を込めても、感情的にはならない


感情的になって書く文章は災いの元です。
心をこめ、感情をこめて書くのはいいですが、一時的な感情をぶつけるのは避けましょう


まとめ



どんなにいいことでも、伝わらないと「いい」と思ってもらうことはできません。
自分の頭のなかでだけで終わってしまいます。


伝える相手
伝わりやすい言葉
伝えたいこと


意識しておきたいですね。
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[ 2013年11月08日 00:40 ] カテゴリ:☆読書 | TB(0) | CM(0)
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